在宅で仕事をする中で、よく聞かれるご相談の一つが、上司や同僚とのコミュニケーションの難しさです。
お互いの顔が見えない環境で、チャットやメールを使い、文字でやり取りをすることになりますが、「文章を読んだだけでは、相手がどう思っているのか想像しづらい」と悩む社長様や在宅秘書さんの声を、時々お聞きします。
また、何気なく使った表現が誤解を招き、相手の不信感につながったり、業務説明の文章がうまく伝わらず、上司の意図を秘書さんが取り違えてしまうといったトラブルも、まれに起こります。
おそらく、会社で対面している状況であれば、同じことを言葉で話したとしても表情や態度でカバーできるはずですが、文字にすると冷たい印象になってしまったり、かえって複雑になるという可能性はあります。
そこで当社では、在宅秘書とは定期的にWebミーティングを実施するよう、企業様へおすすめしています。
特に、秘書さんとの契約締結後、お仕事をスタートして3ヶ月くらいの間は、毎日15分程度でも、週1回でもいいので、顔を合わせる機会を設けていただくのが理想です。
お忙しい経営者の方にとって、何度もミーティングの時間を確保するのは難しいと思われるかもしれません。
しかし、業務説明のために時間をかけてチャットを打つのであれば、その時間を直接話すことに充てる方が、秘書さんの理解も早く、結果的に有効です。
秘書さんにとっても、上司の表情を見て、直接声を聞くことは、想像以上に安心感を生み出します。
就業中の在宅秘書へ実施したアンケートによると、ミーティングの実施頻度は
1位 必要な案件が発生したときのみ
2位 ほぼ毎日
3位 週1回程度
となっています。
この頻度について、「回数が多い」と感じている秘書さんはほとんどおらず、逆に「回数が少ない」と感じている人が約2割いるという結果が出ています。
定期的にミーティングを行っている会社は、リモートであっても、社内の風通しがよく、より強固な信頼関係が築けている傾向があります。
在宅勤務では、言語化されたコミュニケーションももちろん重要ですが、表情や声、態度といった非言語のコミュニケーションをいかに意識的に取り入れられるかという点も、とても大切です。